Introduction

Dans le cadre de ses activités, le Centre de l’innovation des HUG (par la suite l’ORGANISATEUR) propose à la communauté des innovateurs le “Hackathon des HUG” (par la suite HACKATHON).
Le HACKATHON a pour objectif de favoriser la création et le développement de produits et services innovants, en phase avec l’évolution des technologies, des usages (notamment mobiles) et avec les attentes des professionnels et usagers dans le domaine de la santé.
Au cours d’un HACKATHON, des équipes composées des collaborateurs des HUG et de partenaires, de patients et d’autres participants s’affrontent dans une compétition amicale pour produire en l’espace de deux jours (du vendredi 8h00 au samedi 17h00) un prototype (par exemple produit ou application numérique).
L’ORGANISATEUR souhaite que le HACKATHON soit une expérience forte, enrichissante et mémorable pour tous les participants. Pour ce faire, vous trouverez ci-après quelques règles de fonctionnement.

Candidats Eligibilité des candidats

Toute personne ayant plus de 18 ans révolus peut déposer sa candidature pour participer à l’événement.
Tout profil est le bienvenu, mais notre préférence est donnée aux collaborateurs des HUG, aux partenaires des HUG, aux patients, développeurs, designers et entrepreneurs.
Les amateurs chevronnés d’innovation et étudiants sont également les bienvenus.
Les candidats peuvent postuler en solo ou en équipe, avec ou sans projet et avec ou sans expérience dans ce type d’événement.
Vous travaillerez en équipe durant le HACKATHON. Il est conseillé de former/rejoindre une équipe dans laquelle les talents sont complémentaires afin d’enrichir les solutions offertes. Sélection des candidats
Pour s’inscrire, les candidats sont invités à compléter un formulaire d’inscription accessible via le site www.hug-ge.ch/hackathon. La sélection des candidats est faite par l’ORGANISATEUR.
Chaque candidat reçoit une réponse concernant sa candidature. En cas de sélection, un courriel de confirmation est envoyé au candidat, ainsi que toutes les informations nécessaires concernant l’événement.
Une date limite d’inscription est indiquée sur notre site internet (www.hug-ge.ch/hackathon). Cette date peut être modifiée sans préavis par les ORGANISATEURS.
Une fois que le quorum des participants est atteint, plus aucune inscription n’est acceptée.

Eligibilité des défis pour la soirée de présentation des défis

Toute personne peut proposer un défi soit par courriel (centre.innovation@hcuge.ch) soit lors de son inscription.
L’ORGANISATEUR sélectionne les défis qui sont en lien avec des enjeux pour les HUG, avec une préférence pour les défis centrés sur les bénéfices apportés aux patients.
L’ORGANISATEUR se réserve le droit de modifier et/ou annuler des défis. Déroulement Le HACKATHON se déroule en deux étapes majeures : soirée de présentation des défis et hacking days. Soirée de présentation des défis (kick-off night)
Présentation des propositions de défi par les porteurs de défi.
La présentation des défis se fait sous forme de pitch de 3 minutes (sans support audio-visuel).
Durant les présentations, les participants relèvent les noms des défis qui les intéressent.
A la fin des présentations, les participants sont invités à s’inscrire sur les défis qui les intéressent (3 inscriptions maximum) en communiquant leurs coordonnées au porteur de défi correspondant (constitution des équipes autour des porteurs de défis).
Avant de quitter les lieux, le porteur de défi doit remettre la liste complétée à l’ORGANISATEUR.

Formation des équipes

Au moins 2 semaines séparent la soirée de présentation des défis des hacking days.
Durant ce temps, le porteur de défi doit constituer une équipe équilibrée en compétences capable de relever le défi. Au besoin, il peut solliciter les ORGANISATEURS pour l’aider à compléter son équipe.
Toute équipe de moins de 3 participants verra son défi éliminé. Les participants seront invités à rejoindre d’autres défis.
La taille maximale des équipes est de 8 personnes, sauf dérogation exceptionnelle octroyée par les ORGANISATEURS (la taille idéale étant de 5 à 7 personnes).
Un défi doit être porté par un collaborateur des HUG ou un collaborateur d’une entreprise partenaire du HACKATHON.
Une équipe qui présente plus de deux membres d’une entreprise externe non partenaire sera soumise à l’avis des ORGANISATEURS.

Besoins spécifiques

Les équipes sont invitées à communiquer suffisamment tôt à l’ORGANISATEUR leurs besoins spécifiques et notamment les ressources HUG qu’elles souhaiteraient utiliser pour résoudre leur défi.

Hacking days : déroulement

Normalement la période de développement du HACKATHON va du vendredi matin 8h00 au samedi 17h00.
Les travaux accomplis durant les hacking days sont présentés devant les participants et un jury de spécialistes le samedi à 17h00.
Après la dernière présentation, le jury délibère et annonce les lauréats des différents prix.
La cérémonie est suivie d’un apéritif dinatoire et de séances photos.

Règles de la compétition

Si le défi fait partie d’un projet déjà en cours de développement avant le HACKATHON, il faudra le préciser à l’ORGANISATEUR pour que les jurés puissent prendre cette information en considération lors de leurs évaluations. Si le jury venait à constater qu’une équipe triche (récupération de travaux déjà existant non annoncé, plagiat, support de développeur externes durant le travail, etc.), l’équipe pourrait être éliminée.
Le nombre d’équipiers d’une même entreprise externe au sein d’une même équipe, à l’exception des institutions partenaires de l’événement, est limité à 4 personnes.
Chaque équipe doit désigner un membre en charge des relations avec l’ORGANISATEUR, dénommé le « Référent ». Par défaut, cette personne est le porteur de défi.
Lors du HACKATHON, des photos ainsi que des vidéos sont prises. Les participants sont rendus attentifs à ce point et consentent à la diffusion de ces images, à des buts de communication interne et/ou externe. Les personnes qui ne souhaiteraient pas être photographiées apposeront un symbole visible sur leur badge.
Les équipes acceptent que des communications soient réalisées par l’ORGANISATEUR sur leurs projets respectifs.

Jury et lauréats

Le jury est composé de professionnels de la santé et de l’innovation, ainsi que d’un ou plusieurs patients.

Engagement éthique du jury

Le jury s’engage à élire les projets avec neutralité et selon les critères résumés sur la grille d’évaluation du HACKATHON.
En cas d’égalité, un tirage au sort est effectué pour départager les défis.
En cas de situation exceptionnelle, le jury peut ne pas décerner certains prix.

Critères d’évaluation

Le jury utilise les critères suivants :

Pertinence - intérêt et créativité : Utilité - Est-ce ce que le produit/service est vraiment utile ? Apporte-t-il une plus-value notable pour l’institution – les collaborateurs – les patients?
Design - Est-ce que le produit/service est facile et agréable à utiliser?
Originalité - Est-ce que le produit/service est unique et/ou innovant?
Qualité - Est-ce que le produit/service améliore la qualité de l'information disponible pour le public cible?
Equipe - cohésion, qualité de la présentation, motivation à continuer?
Capacité de diffusion du projet.
Engagement des membres de l’équipe – investissement pendant les hacking days.

Lauréats

Les prix sont attribués à la fin du concours.
Le jury se réserve la possibilité de mixer, répartir, intervertir certains prix, si jugé nécessaire.
Suivant les éditions, au moins 4 prix sont décernés :  Grand Prix du jury  Coup de Coeur du jury  Grand Prix des équipes  Coup de Coeur du public
Une équipe ne peut recevoir qu’un prix attribué par le jury.
Les poster présentant les défis et leurs accomplissements seront affichés pendant un mois au Centre de l’Innovation.

Recours

Aucun recours n’est accepté suite à la désignation des lauréats par le jury.
En cas de suite envisageable et possibilité de concrétisation, l’organisation ainsi que le jury et tout l’écosystème du Centre de l’Innovation propose son support afin d’approfondir le projet avec son équipe.
Certains challenges seront plus axés « concept / idée » et d’autres s’orienteront plus sur du « prototypage rapide / IT » ; les deux approches sont valables.

Matériel et logiciels

Une connexion Internet wifi sera disponible durant toute la durée du HACKATHON.
Chaque participant se présente avec son propre matériel (notamment ordinateur, rallonges, multiprises, etc.) et ses logiciels.
Les participants restent seuls responsables de leur matériel pendant toute la durée du HACKATHON.
L’ORGANISATEUR décline toute responsabilité en cas de vol ou de détérioration de matériel.
Les participants qui souhaitent dormir la nuit du vendredi au samedi sont invités à apporter un sac de couchage/plaid/affaires personnelles pour dormir, sachant que l’accès à des salles de bains ou douches est limité.

Information et recommandation pour les candidats

La participation est gratuite et inclut les repas, boissons et couchage sur site si souhaité.

Esprit du HACKATHON

Il s’agit d’une approche collaborative, dans un esprit ludique, innovant, responsable et éthique, ou chaque participant est aussi acteur du bon déroulement global.

Conseils

Avant les hacking days, il est fortement conseillé de rencontrer son équipe afin de réaliser du travail préparatoire. N’hésitez pas à travailler sur vos idées, sur des maquettes ou tout autre type d’activité préparatoire.
N’hésitez pas à développer votre réseau professionnel durant le HACKATHON.
Commencez par donner des rôles à chaque membre de l’équipe et à vous réunir régulièrement pour faire des points de situation.

Propriété intellectuelle

Principe général:

Lors du HACKATHON, l’ORGANISATEUR encourage le développement de projets open data / open source, mais chaque équipe choisit son positionnement sur ce sujet dès le début du HACKATHON et en accord avec tous ses membres.
Les participants garantissent aux ORGANISATEURS disposer de l’intégralité des droits de propriété intellectuelle attachés aux résultats développés pendant l’HACKATHON ou être dument autorisé à agir au nom et pour le compte du ou des autres titulaire(s) des droits. Les participants garantissent les ORGANISATEURS contre tout recours de tiers à cet égard.
Les résultats générés pendant le HACKATHON seront la propriété des parties ayant contribué à leurs développements.
Les développements réalisés lors du HACKATHON qui se basent sur des outils open source restent open source.
Dans tous les cas, les participants acceptent de concéder à l’ORGANISATEUR/aux HUG un droit d’utilisation gratuit sur les résultats développés pendant le HACKATHON pour les besoins internes des HUG et pour des buts promotionnels.
Dès lors qu’une exploitation des résultats générés pendant le HACKATHON est envisagée, les membres de l’équipe s’engagent à contacter l’ORGANISATEUR (centre.innovation@hcuge.ch) dans un délai de 1 mois ouvrable, afin de mettre en place un accord de partage et d’exploitation des droits sur lesdits résultats.
Concernant les projets développés par les collaborateurs des HUG dans le cadre du HACKATHON, les processus et directives en vigueur s’appliquent.

Exonération:

Les participants sont responsables de s’assurer que le matériel utilisé (supports, logiciels…) leur appartient ou qu’il est libre de droit (dans la limite de leurs connaissances) afin de ne pas violer les droits d’oeuvres d’autrui.

Accès et divulgation de données patient

Il est formellement interdit d’accéder et d’utiliser des données réelles de patients, de collaborateurs et/ou toutes autres données considérées sensibles conservées par les HUG dans leurs serveurs. Les HUG se réservent le droit de poursuivre par toute voie de droits utiles pénaux notamment, toute personne qui contreviendrait à cette règle.

Acceptation du présent règlement

En participant au HACKATHON, les participants adhèrent tacitement à ce règlement. Votre inscription suppose l’acceptation de ces règles.

UN GRAND MERCI A TOUS LES PARTENAIRES ET A TOUS LES PARTICIPANT-E-S !